Відповідно до частини 3 статті 8 Закону у ТК зазначаються:

1. етапи опрацювання звернення про надання адміністративної послуги; 

2. відповідальна посадова особа; 

3. структурні підрозділи, відповідальні за етапи (дію, рішення); 

4. строки виконання етапів (дії, рішення).

ТК має бути лаконічною. Наприклад, якщо за всю процедуру надання послуги відповідає один орган (структурний підрозділ), то не варто дублювати його назву, описуючи кожен етап руху справи

В розділі про відповідальних за етап осіб слід зазначати не керівника структурного підрозділу, адже його роль переважно полягає у здійсненні функцій організації та контролю, а посаду відповідального виконавця. Опрацювання конкретної справи здійснюється безпосередніми виконавцями. Такий підхід відповідатиме вимогам Закону. При цьому недоцільно разом із посадою вказувати також прізвища посадових осіб, оскільки в разі зміни персоналу чи перерозподілу обов’язків виникатиме потреба в повторному затвердженні ТК.

Критерії для підготовки ТК

Мінімізація: 

• дій суб’єкта звернення; 
• витрат часу;
• інших ресурсів суб’єкта надання адміністративної послуги; 
• оперативність і своєчасність надання адміністративної послуги.

На кожну адміністративну послугу (з Переліку) затверджується одна ТК, навіть якщо до процесу її надання долучаються різні структурні підрозділи чи органи влади.

Особливості ТК

• кожен етап надання послуги має бути чітко і наглядно відокремлений від інших. Якщо ТК виконана у форматі таблиці, то кожен етап слід описати в окремому рядку. Не можна об’єднувати дії різних суб’єктів або різні дії одного суб’єкта в один етап. Якщо є альтернативні шляхи руху справи для надання адміністративної послуги, то ці альтернативи теж мають бути вказані;

Згідно з абзацом другим пункту 6 Вимог, у ТК має бути інформація про порядок оскарження результату надання адміністративної послуги. Хоча це нормативна вимога, насправді така інформація у ТК зайва, адже картка не призначена для суб’єктів звернення. Але для дотримання Вимог механізм оскарження у ТК можна описати коротко. У подальшому варто взагалі виключити цю вимогу із зазначеного акту Кабінету Міністрів.

• інформацію про строки виконання етапів (дій, рішень) доцільно подавати по наростаючій: реєстрація заяви – «протягом першого дня», передача справи виконавцеві – «протягом першого-другого дня», опрацювання справи – «протягом другого-п’ятого дня» тощо.

ТК повинна передбачати максимально можливе використання інформаційно-комунікаційних технологій, зокрема під час взаємодії структурних підрозділів суб’єкта надання адміністративної послуги і здійснення процедур (етапів) надання адмінпослуги.

Процес формування ТК

Розробка ТК має бути відкритою, слід критично оцінювати кожен пункт. На першому етапі у проекті ТК необхідно відобразити всі дії (етапи), які реально виконуються, і зазначити максимальні строки, фактично необхідні для виконання кожного етапу. 

Наступний крок – критична оцінка кожного етапу і строку. Треба уважно проаналізувати, які дії повторюються (наприклад, реєстрація заяви) або на які з них витрачається забагато часу. Зайві етапи слід вилучити, недосконалі – скоригувати. 

Під час підготовки ТК рекомендується використовувати досвід персоналу, який задіяний у наданні конкретної категорії адміністративних послуг, а також критичний погляд зовнішніх експертів (представників неурядових організацій, підприємців тощо). В ідеалі ТК мають опрацьовуватися робочою групою, яка займається створенням/модернізацією ЦНАП.

У подальшому ІК та ТК доцільно переглядати принаймні один раз на два роки або у разі отримання рекомендацій від адміністраторів ЦНАП, а також у разі зміни законодавства, що стосується певної адміністративної послуги. Кожній ІК та ТК доцільно присвоювати номер. Він має співпадати з номером адміністративної послуги у переліку адміністративних послуг. Так полегшується пошук необхідної ІК/ТК. Також цей зв’язок стане в нагоді під час формування системи електронного документообігу у ЦНАП чи автоматизації його діяльності. Крім того, в ІК/ТК варто вказувати або номер версії картки або дату її затвердження для полегшення пошуку актуального документа.

Щоб розпочати проходження онлайн-курсу, будь ласка зареєструйтеся aбо увійдіть в особистий кабінет.