1) Рішенням місцевої ради (далі – Рішення) або рішенням чи розпорядженням виконавчого органу місцевої ради уповноважити посадових осіб ОМС на проведення ДРАЦС.
Якщо у громаді наявні старостинські округи, додатково у Рішенні (або окремими рішеннями), необхідно уповноважити старост або інших посадових осіб на проведення ДРАЦС на території старостинського округу.
При цьому, в Рішенні потрібно визначити адміністративно-територіальні межі здійснення цих повноважень (тобто територія сіл, селищ, на яку поширюються повноваження відповідного старости чи інших посадових осіб).
2) Цим же Рішенням, або окремим рішенням чи розпорядженням виконавчого органу місцевої ради покласти на відповідальну посадову особу ОМС за проведення ДРАЦС у адміністративному центрі громади відповідальність за зберігання бланків свідоцтв (одержання їх у відділі ДРАЦС та подання звітності, видача відповідальним за ДРАЦС у старостинських округах, ведення обліку та контролю використання бланків в межах всієї громади), а також покласти відповідальність за одержання, зберігання, використання бланків свідоцтв на відповідальних посадових осіб за проведення ДРАЦС у старостинських округах.
Порядок ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання, затверджений наказом Мін’юсту від 29.10.2012 № 1578/5 (зі змінами) надає можливість ОМС визначати уповноважених осіб за проведення ДРАЦС у інших (крім адміністративного центру громади) населених пунктах та врегульовує всі питання, пов’язані зі зберіганням, обліком, використанням бланків в межах всієї ОТГ/укрупненої громади.
Крім того, відповідно до п. 3.3 зазначеного вище Порядку, на період тимчасової відсутності особи, відповідальної за проведення ДРАЦС та зберігання бланків свідоцтв, треба визначити особу, яка виконуватиме її обов’язки.
Механізм взаємозаміни треба передбачити і на період відсутності старост чи інших посадових осіб у старостинських округах, яким делеговані повноваження у сфері ДРАЦС.
3) Рішенням місцевої ради внести повноваження ДРАЦС до положення про відповідний виконавчий орган/структурний підрозділ місцевої ради, в якому посадова особа (особи) буде уповноважена на проведення ДРАЦС. У випадку введення окремої посади спеціаліста в апарат ради та її виконавчих органів – внести зміни в структуру і чисельність та штатний розпис апарату ради та її виконавчих органів. Затвердити/внести зміни до посадових інструкцій. Для уповноваження старост на проведення ДРАЦС необхідно внести зміни в положення про старосту.
4) Врегулювати всі питання щодо використання печатки під час надання послуг у сфері ДРАЦС. Відповідальні за ДРАЦС посадові особи застосовують гербову печатку ОМС з дотриманням вимог наказу Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 та інструкції з діловодства, що затверджується ОМС на підставі типової (Постанова Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності»). Розпорядженням місцевого голови визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки, посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою. Для посадових осіб, які проводять ДРАЦС у ЦНАП та старостинських округах, виникне потреба у виготовлені номерних гербових печаток ОМС.
5) Створити умови для зберігання бланків свідоцтв, визначені пунктами 3.7 та 3.8 Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про ДРАЦС, а також їх зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 29.09.2012 №1578/5 (зі змінами). При цьому місцем надання послуг ДРАЦС має бути приміщення ЦНАП, його ВРМ або кабінет старости.
6) Відповідальним посадовим особам за проведення ДРАЦС отримати в установленому порядку доступи до реєстру ДРАЦСГ.
Щоб розпочати проходження онлайн-курсу, будь ласка зареєструйтеся aбо увійдіть в особистий кабінет.