Нумерація актових записів цивільного стану кожного виду державної реєстрації є наскрізною, починається з першого номера і ведеться послідовно протягом року з 1 січня до 31 грудня включно.

Проблемно, коли реєстрація актів цивільного стану здійснюється в територіальних громадах на віддалених робочих місцях адміністраторів (у старостатах). В такому випадку, нумерацію актового запису потрібно погоджувати.

Посадова особа, відповідальна за зберігання бланків свідоцтв у виконавчому органі сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради одержує бланки свідоцтв у відповідному відділі державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіонального управління юстиції за видатковою накладною з розрахунку не більше місячної потреби. Про видачу та отримання бланків свідоцтв здійснюється запис у книгах обліку бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, що заповнюється як у частині оприбуткування, так і витрачання.

Наприклад, у Зимнівській територіальній громаді:

• керуючий справами виконкому отримує бланки свідоцтв у Володимир–Волинському міськрайонному відділі ДРАЦС Західного міжрегіонального управління Міністерства юстиції та вносить відповідні записи в «Журнал обліку бланків свідоцтв про ДРАЦС» в частині оприбуткування;
• потім видає бланки свідоцтв старостам або іншим уповноваженим посадовим особам на віддалених робочих місцях, про що вносить запис у «Журнал обліку бланків свідоцтв про ДРАЦС» в частині витрачання;
• уповноважені особи отримують бланки свідоцтв і вносять відповідні записи в частині прибуткування в «Книгу обліку бланків свідоцтв про народження», в «Книгу обліку бланків свідоцтв про шлюб» та в «Книгу обліку бланків свідоцтв про смерть»;
• уповноважені особи, при настанні певної події, вносять відповідні записи у ці книги в частині витрачання;
• в останній день місяця здають керуючому справами «Звіт про витрачання бланків свідоцтв» та «Реєстр виданих бланків свідоцтв». 

Керуючий справами виконавчого комітету Зимнівської ТГ на початку наступного за звітним місяця подає у відповідний відділ ДРАЦС «Звіт про витрачання бланків свідоцтв», «Реєстр виданих бланків свідоцтв» та отримує необхідну кількість свідоцтв.

Слід зауважити, що виконавчі органи сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад складають актові записи цивільного стану в електронному вигляді у порядку, що затверджується Міністерством юстиції України, друкують їх на паперових носіях та не пізніше третього числа наступного за звітним місяця передають до відповідного відділу ДРАЦС.

Щоб розпочати проходження онлайн-курсу, будь ласка зареєструйтеся aбо увійдіть в особистий кабінет.